デジタル時代における証拠保全：ESIとその重要性

デジタル時代における証拠保全：ESIとその重要性

ESIとは

– ESIとは

ESIとは、「電子的に保存された情報」という意味を持つ言葉で、普段私たちが何気なく利用している様々なデジタルデータのことを指します。

例えば、日々の仕事のやり取りで使うメールや、重要な内容をまとめた文書ファイルなどは、誰もがESIだと感じるでしょう。

しかし、ESIはそれだけにとどまりません。写真や動画、音楽などの音声データもESIに含まれますし、企業であれば顧客情報などを管理するデータベースも該当します。

さらに、インターネットの閲覧履歴や、ソーシャルメディアへの投稿、友人とのメッセージのやり取りなども、実はESIとして扱われます。

近年、仕事でもプライベートでも、デジタルデータのやり取りは増加の一途をたどっています。それに伴い、ESIの重要性も増してきています。

訴訟とESI

– 訴訟と電子情報開示(ESI)近年の訴訟では、電子メール、文書ファイル、データベース、ソーシャルメディアへの投稿など、電子情報開示(ESI Electronically Stored Information)が重要な証拠となるケースが増加しています。 訴訟当事者は、証拠開示手続きの一環として、関連するESIを保全し、相手方に開示する義務を負います。そのため、企業や個人は、日頃から適切なデータ管理体制を構築しておくことが重要です。具体的には、データの保存場所、保存期間、アクセス権限などを明確化し、必要な情報を迅速かつ確実に抽出できるようにしておく必要があります。 例えば、重要な顧客とのやり取りに関する電子メールは、特定のフォルダに保存し、一定期間保存するといったルールを設定します。アクセス権限についても、担当者だけに限定するなど、厳格に管理する必要があります。また、データ削除の際には、訴訟に関連するデータは不用意に消去しないよう、注意が必要です。 訴訟の可能性を考慮し、データの削除は慎重に行う必要があります。特に、訴訟に発展する可能性のあるトラブルが発生した場合には、安易にデータを削除せず、専門家に相談することが重要です。適切なESIの管理は、訴訟におけるリスクを軽減し、円滑な解決を促進するために不可欠です。

ESIの法的扱い

近年、ビジネスの現場において、電子メールや電子契約書など、電子データが広く利用されるようになりました。この電子データは、法的な証拠としても重要な役割を果たします。特に、アメリカ合衆国においては、電子的に保存された情報は「電子的に保存された情報」（ESI）と呼ばれ、民事訴訟法において明確に定義されており、裁判で証拠として認められることがあります。

アメリカ合衆国の連邦民事訴訟規則では、ESIは「コンピューターやそれに準ずる機器を用いて作成、送受信、または保存された情報」と広く定義されています。重要なことは、データの形式や保存場所は問われないという点です。つまり、紙媒体に印刷された契約書だけでなく、パソコンやサーバーに保存された電子メール、クラウド上のデータベースなども、訴訟に関連する情報であればESIとして扱われる可能性があります。

そのため、企業は、国内外問わず、電子データの保存や管理について、関係法令を遵守していく必要があります。特に、海外の法律は日本の法律とは異なる部分も多く、注意が必要です。例えば、ヨーロッパ連合の「一般データ保護規則」（GDPR）は、域外適用が認められています。これは、日本の企業であっても、ヨーロッパ連合域内に住む方の個人情報を扱う場合、GDPRの遵守が求められることを意味します。このように、国際的なビジネスを行う上では、それぞれの国や地域の法令を理解し、適切な対応を講じることが重要となります。

ESIとフォレンジック調査

– ESIとフォレンジック調査企業が訴訟に巻き込まれた際、必要な電子的に保存された情報（ESI）を特定し、適切に保全、分析するプロセスが必要不可欠です。この一連のプロセスをフォレンジック調査と呼びます。フォレンジック調査では、専門家が特殊なツールや技術を用いて、コンピュータやサーバーから必要なデータを抽出、分析します。フォレンジック調査において最も重要な点は、データの改ざんや消去を防止することです。証拠保全の観点から、適切な手順を踏む必要があります。 例えば、データのコピーを作成する際には、オリジナルデータの内容を厳密に再現した「フォレンジックコピー」を作成します。フォレンジックコピーは、特殊なソフトウェアを用いて作成され、オリジナルデータと同一であることが証明できるため、証拠としての価値が非常に高くなります。フォレンジック調査では、電子メール、文書ファイル、データベース、インターネットの閲覧履歴など、様々な種類のデータが対象となります。専門家は、これらのデータから、訴訟に関連する情報を見つけ出すために、キーワード検索やタイムライン分析などの手法を用います。フォレンジック調査は、訴訟の結果を左右する重要な役割を担う可能性があります。 企業は、訴訟に巻き込まれた場合に備え、フォレンジック調査の重要性を理解し、専門家への相談や社内体制の整備などの対策を講じておくことが重要です。

ESIの管理の重要性

– ESIの管理の重要性企業が保有する情報は年々増加しており、その中には、訴訟などに関連して証拠となる可能性がある電子情報（ESIElectronically Stored Information）も含まれます。近年、企業間の訴訟や内部不正などの事件において、ESIが重要な証拠として扱われるケースが増加しています。そのため、企業は、訴訟リスクを低減するため、ESIを適切に管理することがこれまで以上に重要となっています。具体的には、まず、データの保存期間や保存方法に関するポリシーを策定し、従業員に周知徹底する必要があります。 必要以上に長期間データを保存することは、訴訟が発生した場合に、証拠開示の範囲を拡大させることになりかねません。また、保存方法によっては、データの改ざんリスクが高まる可能性もあります。そのため、明確なポリシーを定め、適切な期間、方法でデータを保存することが重要です。さらに、データのバックアップやアクセス制御などのセキュリティ対策を講じることも重要です。 ESIがサイバー攻撃や内部不正によって漏えいしたり、改ざんされたりした場合、企業は訴訟において不利な立場に立たされる可能性があります。そのため、強固なセキュリティ対策を導入し、ESIを安全に保護する必要があります。加えて、訴訟の可能性を考慮し、必要なESIを迅速に特定、保全、開示できる体制を構築しておくことも重要です。 訴訟が発生した場合、裁判所から証拠開示の要求があった際に、膨大なデータの中から必要な情報を迅速に抽出できなければ、対応が遅れてしまい、訴訟で不利になる可能性があります。そのため、日頃からESIの管理体制を整備し、迅速な対応ができるようにしておく必要があります。そのためには、法務部、IT部門、経営企画部などが連携し、全社的な取り組みとしてESIの管理体制を構築していく必要があります。ESIの適切な管理は、企業のリスク管理において非常に重要な要素となっています。